RPAを導入する際には、効率的な作業プロセスの設計が欠かせません。
多くの方が作業プロセスの策定に関して疑問を持っているかもしれません。
RPAの成功は、充実した作業プロセスの設計に強く依存しています。
この記事では、RPAを用いた効果的な作業プロセスを構築するための重要なポイントを詳しく解説します。
RPAとその普及の背景
RPA、すなわちロボティクス・プロセス・オートメーションは、業務自動化のための技術です。
日本の労働人口減少に対応し、作業効率を高める目的で広く導入されています。
ここでは、RPAを採用したことでどのように業務効率化が進んだか、実際の企業事例を紹介します。
例えば、某大手銀行はRPAの導入により、年間で8,000時間の作業時間を削減し、それにより従業員の残業時間も大きく減少しました。
RPA導入の準備と目的設定
RPAを導入する前には、明確な目的の設定が重要です。
目標が定まっていない場合、プロジェクトの中断リスクが高まります。
目的設定の例には、「業務効率の向上」や「ヒューマンエラーの軽減」があります。
定型作業を自動化することは、ヒューマンエラーを減らすのに特に効果的です。
明確な目的を設定することで、具体的な課題が明らかになります。
RPAの業務フローの理解
業務フローとは、作業の流れを図式化したもので、必ずしも複雑ではありません。
実際の目的は、業務の開始から完了までのプロセスを視覚的に表現することです。
例として、基幹システムからデータを抽出し、Excelで会議資料を開いて特定の列にデータを転記するといった簡素化された業務フローがあります。
業務フローを正確に把握することで、作業の進行がスムーズになり、担当者の役割がはっきりします。
RPA業務フローの必要性
RPA業務フローが必要とされるのは、効率化を図る上でのボトルネックを特定するためです。
RPAは特定の作業に適しており、例えばデータ転記や特定の受信者へのメール送信などの定型作業が該当します。
一方、判断を必要とする複雑な作業には向いていません。RPAはAIではないので、自ら考えて解決策を導き出すことはできません。
したがって、適切な業務をRPAに割り当てるためには、業務フローの理解が不可欠です。
RPAのメリットについて
RPAには多くのメリットがありますが、ここでは主要なものをいくつかご紹介します。
24時間稼働の実現
RPAはプログラムされた作業をいつでも、たとえ夜間でも実行することが可能です。
例えば、定型の業務をRPAに設定し、退社時に稼働を開始すれば、翌朝にはその作業が完了しています。
このように、RPAを利用することで、業務時間外でも作業の進行が可能になります。
エラーの低減
通常、定型作業は複雑ではないものの、人による作業ではミスが発生しやすいです。
RPAの使用により、データ入力などの作業におけるエラーを顕著に減らすことができます。
人件費の削減
RPAを導入することで、人件費の節約が期待されます。
RPAが業務を担うことで、省略される作業時間に応じた人件費を削減できます。
これにより、企業はより効率的なコスト管理が可能となります。
RPAの潜在的なデメリット
RPA導入に際しては、いくつかの潜在的なデメリットに注意が必要です。
情報セキュリティへの影響
RPAシステムは、複数の端末に指令を送る際に、それぞれの端末のIDとパスワードを利用します。
システム障害やセキュリティ侵害が生じた場合、情報漏えいのリスクが発生する可能性があります。
しかし、適切なセキュリティ対策を講じることで、このリスクを大きく低減できます。
システム不具合による業務の中断
RPAシステムは突然停止することがあります。
これは、RPAの提供元に何らかの問題が発生した場合などが原因です。
WEBサービスを利用している際に突然利用できなくなることがありますが、それと同様の現象です。
大手サービスでも稀に障害が発生するように、RPAも障害が起きる可能性をゼロにはできません。
誤った指示による誤動作
RPAは与えられた指示に基づいて動作します。
そのため、指示が不正確であれば、RPAの動作も正確ではなくなります。
これを防ぐためには、稼働前に指示内容を厳密にチェックすることが非常に重要です。
誤った指示による不適切な実行を避けるためには、十分な検証が必須です。
RPA業務フロー構築の重要ポイント
RPAにおける効果的な業務フローを作成する際、特に重要な3つのポイントがあります。
１.業務の開始と終了の明確化
業務プロセスの開始点と終了点をはっきりさせることは、その業務の範囲と期間を定義する上で必要です。
この過程では、現場担当者との密接なコミュニケーションが大切です。
これにより、業務フロー全体の理解と正確さが向上します。
２.時系列に沿った業務の追跡
業務フローにおける各作業の時系列を明確に追跡することが重要です。
これは、作業の連続性と前後関係を正しく理解し、最も効果的なフローを構築するために役立ちます。
時系列の誤解や見落としによって重要な業務が漏れたり、逆順になったりするリスクを避けるため、特に注意が求められます。
３.現場担当者からのフィードバックの取り入れ
実際の業務に携わる現場担当者からの意見をフロー作成に取り入れることも、成功の鍵です。
彼らの経験と知見は、より実用的で効率的なフローを形成するのに不可欠です。
現場担当者との連携を図ることで、実務に即した適切な業務フローが構築されます。
これらのポイントを押さえることで、RPAによる業務フローの成功がより確実になります。
結論：RPA業務フローの重要性とその活用方法
これまでに述べた議論は、RPA業務フローの重要性と効果的な作成方法に集中していました。
業務フローの策定は、単に業務の整理にとどまらず、業務全体の流れを把握し、無駄や非効率を特定する上で非常に役立ちます。
しかし、業務改善を担当する者が単独でフローを策定することは避けた方が良いでしょう。
現場担当者の意見を取り入れて業務フローを作成することで、重要な業務の見落としやプロセスの逆行を防ぐことが可能です。
現場担当者と協力して作成された業務フローは、最も効果的で適切なものとなるでしょう。
RPAの導入を検討している業務改善担当者は、この機会に業務フローを再評価し、それを最適化することを考えてみる価値があります。
