総務部門は、企業の日々の運営に必要な多様な業務を担います。
この部門では、社外とのやり取りや、時には人事や財務関連の業務も行います。
では、総務部門で活躍するためには、どのような特徴が必要なのでしょうか？
この記事では、総務部門での成功に必要な性格やスキルについて詳しく解説します。
「自分は総務部門に向いているかな？」と考えている方や、「総務の業務にはどのような資質が必要か」と興味がある方は、ぜひ最後までお読みください。
総務部門で成功を収めるための性格特質
総務部門で効果的に働くためには、特定の性格的特質が重要です。
優れたコミュニケーションスキル
総務部門の業務は、多くの人々との日々のコミュニケーションに依存しています。
この部門では、社内外問わず様々な人たちとの交流が頻繁にあります。
例えば、社内では残業の申請手続きや設備の問題解決、各部署の備品の管理など、多様な部署との連携が必要とされる業務が多くあります。
それらの業務をスムーズに進めるためには、高度なコミュニケーション能力が求められます。
また、社外とのやり取りでは、来訪者の対応や電話での問い合わせ処理などが頻繁に生じ、人事や経理の業務を総務部門が担当するケースもあります。
その場合、採用活動や研修、税理士や会計士とのやり取りなど、幅広い対象とのコミュニケーションが必要になります。
これらの理由から、人とのコミュニケーションを楽しむことができる人は、総務部門での仕事に適しています。
サポート業務を好む性質
総務部門は、直接的な売上げへの貢献をする営業やマーケティング部門のように、目に見える成果を出す部署ではないことが多く、その役割は時に地味と見なされることがあります。
しかし、実際には企業の運営や社員の生活を支える重要な業務を担っています。
オフィス用品の管理、新入社員の保険手続きなど、総務の業務は会社の日常運営に不可欠で、これらが滞れば企業活動に支障を来す可能性があります。
総務部門は、会社の円滑な運営や社員が快適に働ける環境作りに貢献しています。
このような支援的な役割に喜びを見出し、他人をサポートすることに充実感を得る人にとって、総務部門は非常に適しています。
目立たないかもしれませんが、会社の運営を支える不可欠な存在であり、自分の仕事が他人の支援につながることに価値を見出す人には、総務部門での仕事は大きなやりがいをもたらすでしょう。
コミュニケーションを重視する性格
総務部門では、日々さまざまな人とのコミュニケーションが必須です。
総務の業務は、社内外を問わず、様々な業種や職種の人々とのやり取りが頻繁にあります。
社内での業務には、残業申請の管理、設備トラブルへの対応、部署ごとの備品整理などがあり、これらすべてが他の社員との密接な連携を必要とします。
これにより、高いコミュニケーション能力が非常に重要になります。
また、社外との関わりでは、来訪者の対応や代表電話の応対、外部からの問い合わせに対応することも多く、こうした活動も総務の重要な業務の一つです。
さらに、人事や経理の業務を総務部門が担うケースもあり、その場合は採用活動や研修、税理士や会計士との連携など、多岐にわたる人々との関係を築く必要があります。
このように、総務部門での仕事は日々様々な人との関わりを持つことが多く、「人とコミュニケーションを取ることが好き」という性格を持つ人には総務の仕事が非常に合っています。
知識習得と情報収集を好む性質
総務部門では、幅広い知識と経験が要求されるため、学ぶことや情報を収集することに喜びを感じる性質が重要です。
総務部門の業務は、専門家でなくても多岐にわたる分野に精通していることが求められます。
これにはビジネスマナーや接客対応、慶弔時の適切な振る舞いといった、企業の顔としての行動が含まれます。
さらに、データ管理の技術、業務効率化のための優先順位付け、社会保険や税務に関する基礎知識など、多岐に渡るスキルが必要です。
これらの業務をこなすためには、新しい情報に積極的にアプローチし、未知の分野について自発的に調査する能力が必要です。
総務の仕事は主体的な取り組みが求められるため、自分で情報を探し出し、新しい知識を仕事に活かし、改善提案を行うことができる人は、総務部門での仕事に大きな満足と充実を感じることでしょう。常に学び続け、自らの業務スキルを向上させる意欲を持つ人は、総務部門において非常に重要な役割を果たすことができます。
総務部門に求められるスキルセット
続いて、総務部門での活躍に必要なスキルについて見ていきましょう。
基本的なパソコン操作能力
総務部門の仕事内容は、電話や来訪者対応のほかに、主にオフィス内の事務作業が中心となります。
文書作成や勤務管理、社内コミュニケーションなど、現代のオフィス環境ではほとんどの業務がパソコンを使って行われています。
したがって、基本的なパソコン操作スキルを身に付けることは欠かせません。これには、複雑なプログラミング技術は不要ですが、タイピング、Microsoft WordやExcelの基礎操作、メールの送受信などの基本的な操作が必要です。
新卒者の場合、企業によっては基礎からの研修を行うことがありますが、中途採用の場合は即戦力が期待されることが一般的です。
特にExcelでは、基本的な関数を理解していると、事務作業の効率が大きく向上します。
マルチタスキングの能力
総務部門での業務を効果的にこなすためには、複数のタスクを同時に進行させることができるマルチタスキング能力が不可欠です。
日常的なルーチン業務から、月に一度や特定のシーズンにのみ行う特別な業務まで、総務の職務は多岐にわたります。
加えて、突然の来客対応やメールへの返答など、予期しない状況への対応も求められます。
これらの業務には、それぞれの期限や重要性に応じた優先順位付けと迅速な対応が必要とされます。
常に一つのタスクに集中したい人や、複数の仕事が同時に発生するとストレスを感じる人にとっては、総務部門の仕事は難しいかもしれません。
しかし、さまざまな業務を同時にこなすことが得意で、予期せぬタスクにも柔軟に対応できる人には、総務部門での仕事が向いています。
長期的なスケジュール管理能力
総務部門において特に重要なスキルの一つは、長期的な計画に基づくスケジュール管理です。
この能力は一般的な社会人スキルとしても大切ですが、総務部門ではさらに重要視されます。
例えば、数ヶ月後や来年に予定されている株主総会や大規模な記念イベントの計画と準備です。
会社にとって重要なこれらのイベントでは、総務部門が中心的な役割を担うことが多いです。
大規模なイベントの場合、長期間の準備期間を要し、関与する人数も多くなります。
会場選定、招待状の作成、招待者管理などは、イベントの開催数ヶ月前から準備を開始する必要があります。
予期せぬ状況にも柔軟に対応できるように、余裕を持ったスケジュール計画と進行管理が求められます。
日常業務の運営と並行して、こうした長期プロジェクトの計画と実行を適切にこなすことができる人は、総務部門で非常に重要な役割を果たします。
柔軟性と迅速な判断力
総務部門では、部署指定されていない様々な業務がしばしば「まずは総務で対応しよう」として依頼されます。
来訪者の対応や電話、メールでの問い合わせなど、一部はマニュアルに従って対処可能ですが、未知の状況や問題にも直面することがあります。
総務部門にはこのような予測不可能な状況に対して柔軟に対応できる力が求められます。
「どの程度の優先度を持つ案件か」
「自分で決定するべきか、他部署の意見を求めるべきか」
「どの部門や担当者への連絡が最も適切か」
このような判断を迅速に行い、適切な行動をとる能力を持つ人は、組織内で非常に重要な役割を担います。
状況を柔軟に捉え、自身の判断力を活かして業務に取り組むことができる人は、総務部門において非常に適していると言えるでしょう。
結論：総務部門への適性は性格とスキルから分かる
この記事では、総務部門で活躍するのに適した性格特性とスキルセットについて詳しく見てきました。
一般的に、総務の業務は単純な事務作業と思われがちですが、実際にはその業務範囲は広く、多様な知識やスキルが必要です。
このことから、総務は常に新しいことを学び続けることが可能な職種であるとも言えます。
- 人とのコミュニケーションを楽しむことができる
- 新しい知識を積極的に身に付けたい
- 裏方でのサポート業務に魅力を感じる
これらの性質を持つ人は、総務部門での仕事に非常に適していると言えるでしょう。
総務部門でのキャリアに興味がある方は、ぜひこの職種に挑戦してみてください。
