キャリアアップや定年など様々な理由で、入社した会社を退職することは珍しくありません。
退職する際には、社会保険や雇用契約に関連する多くの手続きが必要です。
本記事では、退職に関する手続きやそのスケジュール、退職を考えている方や人事担当者への有益な情報を解説します。
退職の種類について
退職にはいくつかの異なる種類があり、その理由によって必要な手続きが変わります。
また、突然の退職の際には、社員が感情的になることもあるため、対応には細心の注意が必要です。
- 定年退職：定められた定年に達して退職する場合
- 依願退職：社員自身の申し出による退職
- 死亡退職：社員が在職中に亡くなった場合の退職
- 契約期間満了退職：有期契約社員の契約期間が終了して退職する場合
- 会社都合退職：会社側の事情で退職を求められる場合
- 普通解雇：社員の問題行動などによる解雇
- 懲戒解雇：重大な違反行為による解雇
- 整理解雇：経営上の理由による解雇
最も一般的な退職形態：依願退職
一般的に多い退職形態は「社員の自己申告による退職（依願退職）」です。
この場合、社員から退職の申し出があったとしても、ただちに手続きに移るわけではありません。
まずは退職の理由や背景を理解し、可能ならば退職の意志を再検討させる対応が重要です。
社員の退職が組織に与える影響を考慮し、まずは引き止めを試みることが望ましいです。
ただし、引き留めの際には、社員が自分が会社にとって不要だと感じないように配慮し、誠実に対応することが重要です。
また、引き留めの方法には配慮が必要で、ハラスメントにならないよう気をつけましょう。
退職者が行うべき手続きの概要
退職が決まった際に退職者が行うべき手続きを以下に詳述します。
業務引継ぎの計画と実施
最も重要なのは、退職後も業務が円滑に進行できるよう準備することです。
退職日が決定したら、引継ぎの具体的な計画を立て、実行に移す必要があります。
単に口頭での説明だけでなく、作業手順書や関連ドキュメントを整備し、後任者が業務を容易に引き継げるようにしましょう。
貸与物品の返還
会社から提供された物品を返却することも大切です。該当する物品には、以下が含まれます。
- パソコン、スマートフォン、タブレットなどのIT関連機器
- 入館証、社員証
- 名刺
- 健康保険証
特に健康保険に関しては、退職により手続きが必要になるため、退職者本人だけでなく扶養家族分の保険証も返却が求められます。
また、社外秘扱いの文書や資料も返却することが必要です。
誓約書の提出
退職にあたり、在職中に知り得た情報を不正利用しないことを約束する誓約書の提出も求められることがあります。
この誓約書は、法的な効果が限定的であるものの、一定の抑止力が期待されます。企業がこれを必要とする場合、退職者に提出を求めることになります。
企業における退職手続きの対応
退職者が出た場合、企業が実施すべき手続きを以下に説明します。
退職金の計算と支払い
企業の定める規則に基づき、退職金を計算して支給します。
ただし、在籍期間など特定の条件によっては支給されないケースもあることに注意が必要です。
また、退職金支給時に住民税の一括納付を選択することも可能です。
1月から5月に退職する場合、その年の残りの住民税を退職金から一括で納付することがあります。
この選択は退職者が決定するため、事前に詳細を説明し、適切に対応します。
退職金に関する源泉徴収票の作成
退職金に対する所得税計算は通常の所得と異なるため、退職金専用の源泉徴収票を作成します。
社会保険の手続き
退職者に関連する社会保険の喪失手続きを行います。具体的には次のようになります。
・健康保険の喪失手続き
退職者の保険証を添えて、健康保険組合に提出します。
・厚生年金保険の喪失手続き
電子申請を用いて退職者の情報を基に申請します。
・雇用保険の喪失手続き
ハローワークへは退職日の翌日から10日以内に手続きを行います。退職理由は適切に記載する必要があり、退職者との事前合意が重要です。
契約社員や定年退職の場合、それぞれ契約書や就業規則のコピーが必要です。
また、月末退職の場合、その月の給与から2ヶ月分の社会保険料を徴収することがあるため、退職者にはこの点を予め説明し、理解を得ることが大切です。
退職時に提供する必要のある書類
退職時に企業が社員に提供すべき重要な書類を以下に整理します。
源泉徴収票
最後の給与支払いが完了した後、それに対応する源泉徴収票を作成し、退職者に渡します。
退職日までに書類が準備できない場合は、完成後に退職者の自宅に郵送することが望ましいです。
この書類は、次の職場での年末調整や個人が行う確定申告に必要となるため、確実に送付してください。
離職票
退職者が新たな職場にすでに決まっている場合は必要ないものの、失業保険の受給を希望する際には離職票が必要です。
これは雇用保険の喪失手続きが完了した後に発行され、退職者の自宅に送付されます。
退職証明書の発行は、企業の方針によって異なりますが、退職者が要請する場合は発行を行うことが一般的です。
退職者からの要望があれば、必要な書類を提供することが求められます。
退職時の注意すべきポイント
退職手続きや準備に加え、退職時に留意すべきいくつかの重要な点を解説します。
有給休暇の計画的な利用
退職が決定したら、まず残存する有給休暇の日数を確認しましょう。
退職の意向を伝える際に、有給休暇の利用計画についても話し合うことが大切です。
多くの有給休暇が残っている場合は、業務に支障をきたさないよう、計画的に休暇を取ることが望ましいです。
一般的には、最後の出勤日の翌日から退職日まで有給休暇を取ることが多いですが、職場の状況に応じて適切な方法を選びましょう。
退職年の確定申告の必要性
退職後に他の会社へ転職する場合、年末調整は新しい職場で行われます。
しかし、転職しない場合は、自分で確定申告が必要になります。
過払いの所得税が返金されることもあるため、源泉徴収票は大切に保管しておくことが重要です。
お菓子の配布タイミング
退職時にお菓子を配るのは一般的ですが、義務ではありません。
挨拶と同時にお菓子を配ると、感謝の気持ちがより伝わります。
忙しい時間帯は避け、休憩時間や業務終了前の比較的余裕がある時間に配布することをお勧めします。
直接渡せなかった場合は、一言添えたメモを机の上に置くと好印象です。個包装で日持ちするお菓子、例えばマカロンやクッキーなどが好まれます。
総括：円滑な退職プロセスの推進
退職手続きは、社員と企業が協力してスムーズに進めるべきものです。この過程は、感謝の意を示し、良好な関係を保つ機会となり得ます。
手続きに際しては、可能な限り面談を実施し、詳しい説明を行うことで、退職者に安心感を提供することが望ましいです。
特に、次の職がまだ決まっていない場合など、退職後の社会保険、特に健康保険に関する情報は非常に重要です。そのため、「任意継続保険」の選択肢について詳細な説明を行い、必要な手続きのサポートを提供することが企業の役割です。
任意継続保険を利用すると、退職後最長2年間、現在加入している健康保険を継続することが可能ですが、退職翌日から20日以内に手続きを完了する必要があります。この期間は法的に定められており、例外は認められないため、十分な説明と迅速な対応が必要です。
これらの手続きを適切に行うことで、退職者が不必要な混乱やトラブルを経験することなく、円滑に退職を迎えることができるよう、企業側は適切な説明とサポートを心掛けることが重要です。
